Abonné
Utilisateur (personne ou institution) qui, après avoir déboursé
un certain montant d'argent, a accès aux services du
SEAO.
Achat mandaté
achat effectué par un organisme public (le mandataire) pour
le compte d'un ou de plusieurs autres organismes publics (le ou les mandants).
Le mandataire peut réaliser totalement ou partiellement le processus
d'acquisition.
Addenda
Précisions ou modifications apportées aux documents d'appel d'offres et transmis aux candidats avant la date du dépôt des offres.
Adjudication
Un ou plusieurs contrats conclus à un ou des fournisseurs à la suite d’un appel d’offres pour un marché public.
Aide contextuelle
Forme d'aide en ligne qui porte sur une fonction du programme bien précise
et non sur le programme au complet, sur une fonction
en cours d'exécution ou une fonction que l'utilisateur tente d'exécuter.
Autocueillette
Méthode de distribution selon laquelle le client voit lui-même au ramassage des documents d'appel d'offres qu’il commande auprès de l’un des centres de distribution préalablement identifiés par le SEAO.
Avis
Document en format électronique annonçant,
par une description sommaire, un marché d'approvisionnement,
de services ou de construction. L'avis d'appel d'offres constitue
le type d'avis le plus couramment utilisé. Cependant, d'autres
types d'avis peuvent aussi être utilisés selon diverses
situations. Il s'agit notamment de l'avis d'appel d'intérêt,
l'avis d'attribution, l'avis d'intention, l'avis
de qualification des fournisseurs, l'avis d'homologation de
produits et l'avis pour annoncer une mise à jour, une modification
ou un renseignement.
Avis actif
Avis toujours en vigueur car la date et l'heure de fin de publication ne sont pas encore
dépassées.
Avis en rédaction
Avis dont la saisie est débutée et est en cours ou dont
un brouillon a été sauvegardé, mais qui n'a pas encore été
publié.
Avis antérieur
Avis fermé et retiré de la liste des avis actifs du SEAO au plus tard 24 heures
après l'heure et la date d'échéance de sa publication ou après son
annulation par l'émetteur.
Avis d'appel d'intérêt
Avis utilisé lorsqu'on explore un nouveau
type de marché et que l'on désire obtenir les commentaires
de fournisseurs à cet égard.
Avis d'appel d'offres
Avis utilisé lorsqu'il y a présence
d'un marché (conclusion de contrat). Il s'agit d'une
procédure d'appel à la concurrence entre plusieurs
fournisseurs les invitant à présenter une soumission ou
une offre de services en vue de l'obtention d'un contrat.
Avis d'attribution
Avis utilisé pour la publication de l'attribution
d'un contrat à un fournisseur identifié. L'avis fournit
une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa
durée.
Avis d'intention
Avis utilisé pour la publication de l'intention
d'accorder un contrat à un fournisseur identifié ou de limiter
l'appel d'offres à des fournisseurs identifiés. L'avis fournit
une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa
durée estimés ainsi que les motifs de la décision
prise. Un délai est prévu pour permettre aux fournisseurs
intéressés de formuler des observations ou commentaires.
Avis de qualification
Avis utilisé lorsqu'on désire
constituer une liste de fournisseurs qualifiés en vue d'éventuels
appels d'offres.
Avis d’homologation de produits (Approvisionnements)
Avis utilisé lorsqu'on désire
faire approuver un produit selon les spécifications énoncées
aux documents afférents en vue de limiter par la suite d'éventuels
appels d'offres aux fournisseurs offrant des produits homologués.
Base de données du SEAO
Support électronique qui contient les données des utilisateurs
et du prestataire de services dans le cadre de l'opération
du SEAO. Ces données, que les utilisateurs autorisés
peuvent consulter, sont formatées, répertoriées et
chargées sous forme d'une ou de plusieurs bases de données
par le prestataire de services.
Catégories
Classification des termes regroupés sous les secteurs d'activités
: biens, services, construction et autres.
Code d'utilisateur
Identifiant prenant la forme d'un code alphanumérique unique, qui
est attribué à un utilisateur pour le distinguer des autres
utilisateurs d'un système informatique.
Contact
Personne avec laquelle on entre en relation afin de demander des renseignements.
Coordonnateur
Personne qui est responsable du compte, des rôles et droits d'accès
relatifs aux utilisateurs de l'organisation dans le système.
Documents d'appel d'offres
a) Ensemble des documents servant à la préparation
et à la présentation d'une offre ou d'une soumission ainsi qu'à
la conclusion du contrat. Ces documents se complètent mutuellement.
b) Sans limiter la généralité de ce qui précède,
ces documents comprennent, entre autres, la description des besoins, les
critères et la grille d'évaluation, les instructions aux
soumissionnaires, les conditions générales, le contrat à
être signé et les annexes, dont notamment la formule d'engagement,
le guide pour remplir la grille tarifaire, la grille tarifaire, l'offre
tarifaire globale, l'engagement de confidentialité, le cautionnement
de soumission, la lettre de garantie irrévocable, le cautionnement
d'exécution, le guide pour la destruction de documents renfermant
des renseignements personnels, les dispositions de la Loi sur l'accès
et, le cas échéant, les formulaires, les plans et les addenda.
Donneur d'ouvrage
Ministères et organismes gouvernementaux du Québec assujettis
à la réglementation sur les contrats ainsi que les organisations
du secteur parapublic du Québec (municipalités et organismes
municipaux, commissions scolaires, collèges d'enseignement
général et professionnel, universités, établissements
de santé et de services sociaux, régies régionales,
regroupements d'achat de la santé et des services sociaux
et, finalement, entités possédées ou contrôlées
par l'une des administrations précitées)
Établissement
Un lieu où le soumissionnaire exerce ses activités de façon
permanente, clairement identifié à son nom et accessible
durant les heures normales de bureau.
Établissement désigné
Établissement que le prestataire de services met à la disposition
de la clientèle pour récupérer les documents en autocueillette.
FAQ (Foire aux questions)
Fichier constitué des questions les plus fréquemment posées
par les internautes novices ainsi que des réponses correspondantes.
Fichier PDF
Format de fichier (Portable Document Format) constituant la norme internationale
en matière de diffusion de documents électroniques. Il s'agit
d'un format de fichier universel (PDF) qui conserve les polices, le formatage,
les couleurs et les images du document source, quelles que soient l'application
et la plate-forme utilisées pour créer ce dernier. Les fichiers
PDF sont compacts et peuvent être partagés, visualisés,
parcourus et imprimés en conservant leur aspect d'origine à
l'aide du logiciel gratuit Adobe Acrobat® Reader™. (description
tirée du site http://www.adobe.fr/products/acrobat/adobepdf.html)
Fichier DWF
Fichier de type Drawing Web Format utilisé
pour échanger des données entre des utilisateurs et des
non-utilisateurs du logiciel Autocad sur Internet.
Fournisseurs de biens, de services, de construction
Entreprises ou travailleurs autonomes qui fabriquent, vendent ou installent
des biens, offrent des services ou exécutent des travaux de construction.
Gestionnaire du contrat
Le Sous-secrétariat aux marchés publics du Secrétariat
du Conseil du trésor agit à titre de gestionnaire du contrat
pour le gouvernement du Québec et est chargé de coordonner
la mise en place du SEAO et d'en assurer le suivi et l'évolution.
Guichet unique
Terme signifiant que le SEAO constitue un accès unique
sur Internet pour tous les utilisateurs afin de publier ou de consulter
les avis de marchés en approvisionnement, en services et en construction des donneurs d'ouvrage du Québec
participants.
Lorsque nécessaire, la notion de guichet unique comprend l'accès,
par le biais du SEAO, à des avis et à des documents
publiés sur d'autres systèmes électroniques
d'appel d'offres retenus par d'autres gouvernements avec lesquels
le gouvernement du Québec a conclu un accord de libéralisation
des marchés publics.
Inscrit
Utilisateurs occasionnels du système
SEAO qui commandent des documents à la pièce.
Jumelage
Fonction permettant de configurer et de maintenir, dans le système électronique d’appel d’offres,
un profil de recherche qui trouve et transmet automatiquement, par courriel ou par télécopieur,
les avis correspondant à différents critères de sélection prédéterminés
(ex. : le lieu géographique de livraison, le donneur d’ouvrage, les mots-clés, etc.).
Les profils de jumelage permettent d'informer les utilisateurs lorsqu'un avis est
publié et qu'il répond aux critères de sélection
qu'il a préalablement spécifiés.
Mon organisation
Section présentant les renseignements inscrits dans le
SEAO qui sont propres à l'organisation cliente,
tels que : l'identification, les adresses, les modes de paiement,
les utilisateurs, les contacts et les sous-organisations.
Mon profil
Section présentant les renseignements inscrits dans le
SEAO qui sont propres à l'utilisateur, tels que :
les coordonnées, le mot de passe, le rôle et les droits d'accès,
le jumelage et l'option Achat rapide.
Mot de passe
Authentifiant prenant la forme d'une chaîne de caractères ou
d'un code secret choisi par l'utilisateur, que celui-ci doit entrer lors
de la procédure d'accès à un système informatique,
notamment à un réseau ou à sa boîte aux lettres
électronique. Le mot de passe doit contenir entre 8 et 14 caractères
dont au moins deux qui ne sont pas des lettres. Le mot de passe doit être
différent des 10 derniers mots de passe utilisés.
NIP
Numéro d'identification personnel permettant d'apporter une mesure de sécurité lors des communications des utilisateurs avec le service à la clientèle afin de protéger leurs renseignements personnels.
Numéro de commande de mon organisation
Numéro que l'utilisateur inscrit sur une commande pour sa
gestion interne.
Option Achat rapide
Fonctionnalité du SEAO ayant pour but de faciliter le processus de commande
de documents en ayant préalablement enregistré les données relatives au profil
utilisateur comme étant celles à utiliser.
Paiement électronique
Mode de paiement réalisé par carte de crédit, à
l'aide d'une connexion sécurisée sur Internet.
Panier
Endroit fictif ou virtuel dans lequel sont accumulés les documents d'appel
d'offres afin de les commander.
Prestataire de services
Responsable du développement du
site comme tel, du service à la clientèle, de la gestion
du système électronique d'appel d'offres ainsi que des divers commis aux opérations qui
feront parvenir les commandes.
SEAO
Système électronique d'appel d'offres
Site de consultation des documents
Sur demande des donneurs d'ouvrage, un exemplaire des documents
d'appel d'offres, excluant le formulaire de soumission, sera disponible
dans certains sites de consultation des documents (ex : Bureau des soumissions
déposées du Québec (BSDQ), associations de construction,
etc.).
Sous-organisation
Entité administrative, succursale
ou bureau régional rattachés à l'organisation
parente.
UNSPSC
« United Nations Standard Products & Services Code » est un système
de classification numérique des produits et services.
Utilisateur
Personne morale ou physique, privée, publique ou parapublique, pouvant légitimement accéder au
SEAO en fonction des droits d'accès qui lui ont été
attribués.
Téléchargement
Opération qui consiste soit à transférer des données
ou des programmes stockés dans un ordinateur distant vers un ordinateur
local à travers un réseau, soit à transférer
des données ou des programmes stockés dans un ordinateur
central vers un micro-ordinateur.
Temps de connexion
Temps réel pendant lequel les
utilisateurs sont en liaison électronique avec le SEAO.